Ostolaskudata
Kunnan hallinnon tulee olla mahdollisimman julkista. Siksi kunnan asiakirjat, ostolaskut mukaan lukien, ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei kunnalla ole lakisääteistä velvollisuutta salata asiakirjaa. Kunnan menoista valtaosa kohdistuu ostoihin, eli tavaroiden tai palvelujen hankintaan yrityksiltä tai muilta yhteisöiltä.
Tällä hetkellä kuntien ostolaskudatan julkaiseminen on vapaaehtoista. Merikarvialla tehtiin valtuustoaloite asiasta ja aineisto on nyt luettavissa Kuntaliiton suosituksen mukaisesti avoindata.fi palvelussa CSV-muodossa. Uusi aineisto julkaistaan puolivuosittain siten, että tammi- kesäkuun aineisto julkaistaan elokuussa ja heinä-joulukuun aineisto helmikuussa. Materiaalia käsittelee reskontranhoitaja ja pääkirjanpitäjä, julkaisusta vastaa hallintopäällikkö.
Aineiston muodostuksessa noudatettavat ohjeet:
- Kuntien ja kuntayhtymien ostolaskudatan avaamisen ohje, v. 2021
- standardi EN 16931, sähköisen laskun semanttinen malli
- Aura-käsikirja, automatisoitu talousraportointi
- Valtiokonttorin ohjeistus, palveluluokkien yhdistely erityisesti sote-tiedoissa
Aineiston muodostuksessa noudatettavat säädökset:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus
- tietosuojalaki
- julkisuuslaki
- tiedonhallintalaki
- laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta
- kirjanpitolaki, suoriteperiaate
- valtiovarainministeriön asetus kunnan taloustietojen tietosisällöstä ja teknisistä kuvauksista
- kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeet ja lausunnot
- arvonlisäverolaki
Lista muodostetaan yrityksistä, ei-sotullisista henkilöistä. Ohjelmassa palveluluokkien karkeistus on huomioitu. Reskontranhoitaja/pääkirjanpitäjä käsittelee muodostunutta aineistoa ja poistaa edellä mainituista säädöksistä johtuen:
- yksityiset elinkeinonharjoittajat eli toiminimiyrittäjät, kun toiminimi sisältää henkilön nimen
- tuloslaskelmakirjauksista laskut jotka eivät ole ostolaskuja, kuten avustukset, lainat, eläkemaksut
- tasetilikirjaukset (ei koske investointeja, ne julkaistaan)
- liikesalaisuuksia sisältävät ostolaskut
- tilit, joita suojaa henkilötietolaki.
- palveluluokka 3456 kuraattori- ja psykologipalvelut
- tietosuojakysymykset käydään läpi yhteistyössä tietosuojavastaavan kanssa.
- lisäksi Merikarvian kunnan tilinumerot on muutettu vastaamaan Aura-käsikirjan tilivaatimuksia.
- poistettavista toimittajista, yms. tiedoista ylläpidetään listaa, jota täydennetään uusilla tiedoilla tarpeen mukaan. Tietoa säilytetään kunnan palvelimella. (Rekisteriseloste)
