Повідомлення про конфіденційність народного училища

Володілець реєстру

Муніципалітет Мерікарвіа (бізнес-ідентифікатор [Y-tunnus] 0135202-4)
Кауппаті 40, Merikarvia

Контактна особа з питань реєстру: Ану Каураоя, секретар коледжу громади, anu.kauraoja@merikarvia.fi

Контактна особа з питань захисту персональних даних: Уповноважений із захисту даних муніципалітету Мерікарвіа tietosuojavastaava@merikarvia.fi

У разі потреби володілець реєстру просить суб'єкта даних уточнити свій запит. Особа суб'єкта даних верифікується перед вжиттям будь-яких інших заходів. Муніципалітет Мерікарвіа надає відповідь клієнту протягом терміну, встановленого Регламентом ЄС про захист даних (як правило, протягом одного місяця).

Назва реєстру

Управління операціями Громадського коледжу

Мета та підстави для обробки персональних даних

Мета гуманітарної освіти полягає в організації освіти, яка підтримує цілісність суспільства, рівність та активну громадянську позицію, засновану на принципі навчання протягом усього життя. Безкоштовна освітня робота наголошує на самостійному навчанні, духі спільноти та участі.
Завданням народного училища Мерікарвіа-Сійкайнен (Merikarvia-Siikaisten kansalaisopisto) є організація навчання у сфері вільної громадянської освіти на території своєї діяльності. Діяльність училища регулюється Законом про вільну громадянську освіту (21.8.1998/632)

Система планування ресурсів підприємства в громадському коледжі називається Hellewi. Хеллью обговорює, серед іншого: курси та студентів, які на них навчаються.

У Hellew реєструється лише інформація, необхідна для управління справами та правового захисту суб'єктів даних. Інформація про учасників груп у Хеллеу необхідна для забезпечення достатньої точності ідентифікації учасників курсів/груп та правильного розподілу внесків за участь.

Крім того, збирається інформація, необхідна для обслуговування клієнтів, операційного планування та статистики. Ці дані необхідні для виробництва статистичної інформації, що вимагається державною адміністрацією та органами влади.

Зміст даних реєстру

Наступна інформація про учасників курсу зберігається в системі управління операціями Hellewi: прізвище, ім'я, персональний ідентифікаційний номер, адреса, номер телефону та адреса електронної пошти.

Наступна інформація також реєструється для Національної ради освіти для статистичних цілей: муніципалітет проживання, освіта, основна діяльність, рідна мова та стать.

Якщо учасник є неповнолітнім, також буде записано таку інформацію: ім'я опікуна, персональний ідентифікаційний номер опікуна, адреса опікуна, номер телефону та адреса електронної пошти.

Якщо роботодавець вносить свій внесок у покриття витрат на курс, також реєструється така інформація: контактна інформація та платіжна адреса роботодавця.

Також про вчителя записується така інформація: академічний рівень, професія, посада, посада, категорія заробітної плати та інформація про перевірку судимості.

Звичайні джерела даних

Інформація про учасників курсу зберігається з використанням даних, отриманих від залучених сторін під час реєстрації. Інформація про вчителя отримується від самого вчителя під час його працевлаштування.

Відповідність даних
перекази та групи одержувачів

Інформація з реєстру не буде розголошена третім сторонам, наприклад, для прямого маркетингу, маркетингових досліджень та досліджень громадської думки, реєстру актів цивільного стану чи генеалогічних досліджень.

Інформація, необхідна для виставлення рахунків-фактур, надається платнику рахунків-фактур.

Передача даних за межі ЄС або Європейської економічної зони (ЄЕЗ)
Передача даних за межі ЄЕЗ не здійснюється.

Принципи захисту реєстру
та термін зберігання персональних даних

Постачальники систем ведуть реєстр та дані, що містяться в ньому, відповідно до належної практики обробки даних і дотримуються абсолютного зобов'язання щодо конфіденційності та нерозголошення.

Дозволи та їх управління
Для використання інформаційних систем потрібен персональний ідентифікатор користувача. Права доступу надано групам користувачів, а саме: адміністрація, вчителі, що працюють повний робочий день, вчителі, що працюють за сумісництвом, та зареєстровані особи.

Доступ мають лише ті співробітники контролера, яким ця інформація потрібна для їхньої роботи.

Обробники дотримуються абсолютного зобов'язання щодо конфіденційності та секретності. Право доступу закінчується, коли особа перестає виконувати завдання, до яких їй було надано доступ. Зобов'язання щодо конфіденційності та нерозголошення інформації продовжує діяти після завершення трудових обов'язків або відносин, пов'язаних з обробкою даних клієнтів.

Моніторинг використання
Використання реєстру та спроби його використання відповідно до посадових обов'язків контролюються шляхом створення даних журналу. Файли журналів зберігаються у файловій системі з обмеженим доступом (права на читання або запис) для тих, хто відповідає за підтримку сервісу.

Інформацію, що зберігається в базі даних, можна використовувати для моніторингу та звітності про належне використання регістрів. Дані використовуються для створення звітів, необхідних для моніторингу використання.

Технічне обслуговування

Постачальники системи несуть відповідальність за забезпечення технічної цілісності реєстру. Технічна інформація, пов'язана із системою, необхідна для підтримки та забезпечення технічної зручності використання та цілісності системи. Події, що генеруються пристроєм, зберігаються як технічні дані. Жодні персональні дані не збираються та не зберігаються як технічні дані.

Забезпечення доступності

Дані захищені від навмисного та ненавмисного знищення (наприклад, центральне обладнання знаходиться в замкненому приміщенні з контролем доступу та резервним копіюванням файлів в окремому відділі пожежної безпеки), а цілісність даних підтримується шляхом їх захисту за допомогою даних технічного обслуговування та даних про події. Внутрішні з'єднання даних системи реалізовані за допомогою закритих мереж. Зовнішні з'єднання захищені брандмауерами. Система та її з’єднання для передачі даних контролюються 24 години на добу.

Термін зберігання персональних даних

Жодна інформація не буде видалена з реєстру управління операціями громадського коледжу.

Інша обробка персональних даних
пов'язані права суб'єкта даних

Право суб'єкта даних на доступ до інформації (право на ознайомлення)
Зареєстрована особа може переглядати деяку інформацію, яку сервіс містить про неї, через електронні сервіси Hellew.

Суб'єкт даних також має право перевірити, що про нього чи неї зберігається в реєстрі управління операціями коледжу громади. Запит на перевірку необхідно подати, звернувшись до контактної особи реєстру, розділ 2 або 3. Здійснення права на перевірку, як правило, є безкоштовним.

Якщо запити суб’єкта даних є явно необґрунтованими або надмірними, зокрема, якщо вони подаються неодноразово, контролер може або стягувати розумну плату з урахуванням адміністративних витрат на надання інформації чи повідомлення, або на вжиття запитуваних дій; або відмовитися від виконання запитуваної дії. У цих випадках контролер повинен довести, що запит є явно необґрунтованим або нерозумним.

Право суб'єкта даних вимагати виправлення інформації, видалення або обмеження обробки
Тією мірою, якою суб’єкт даних може діяти з власної ініціативи, він/вона повинен/повинна без зайвої затримки, після того, як дізнався/усвідомила помилку або самостійно виявив/виявила її, виправити, видалити або доповнити будь-яку неправильну, непотрібну, неповну або застарілу інформацію в реєстрах. Запит на виправлення подається шляхом звернення до контактної особи, розділ 2.

Право суб'єкта даних заперечувати проти обробки персональних даних
Суб'єкт даних має право, з підстав, що стосуються його чи її конкретної особистої ситуації, заперечувати проти профілювання та інших видів обробки, що стосуються його чи її, які MerikarviaМуніципалітет обробляє персональні дані суб'єкта даних тією мірою, якою підставою для обробки даних є Merikarvian клієнтські відносини між муніципалітетом та суб’єктом даних. Суб’єкт даних може подати свій запит на заперечення, звернувшись до контактної особи реєстру, пункти 2 та 3. Діяльність Громадянського інституту не включає профілювання клієнтів.

У зв'язку із запитом суб'єкт даних повинен вказати конкретну ситуацію, на підставі якої він чи вона заперечує проти обробки. MerikarviaМуніципалітет може відмовити у виконанні запиту на заперечення з підстав, передбачених законом.

Право суб'єкта даних на передачу даних з однієї системи до іншої
Реєстр Громадянського коледжу не має процедури, яка б дозволила суб'єкту даних передавати власні дані до іншої системи.

Право суб'єкта даних подати скаргу до наглядового органу
Суб'єкт даних має право подати скаргу до компетентного наглядового органу, якщо контролер не дотримувався чинних правил захисту даних у своїй діяльності.

Інші права
Якщо персональні дані обробляються на підставі згоди суб'єкта даних, суб'єкт даних має право відкликати свою згоду, повідомивши Merikarviaмуніципалітету відповідно до розділу 2 цієї політики конфіденційності.

Автоматизоване прийняття рішень

Інформаційна система операційного управління громадянського коледжу не включає міркування, засновані на автоматичному прийнятті рішень.

Зміна політики конфіденційності

Контролер даних оновлюватиме політику конфіденційності, якщо її зміст зміниться внаслідок законодавчих змін або якщо зміниться характеристика реєстру. Остання перевірка та оновлення: 8/2025