Tietopyyntö

Julkisuusperiaate koskee lähtökohtaisesti kaikkia viranomaisia eli julkista valtaa käyttäviä tahoja. Näitä ovat esimerkiksi valtiolliset virastot ja laitokset, tuomioistuimet sekä kunnat ja niiden viranomaiset. Laki koskee myös soveltuvilta osin sellaisia yrityksiä ja yhteisöjä, joilla on lakiin pohjautuva oikeus käyttää julkista valtaa.

Viranomaisella on julkisuusperiaatteen nojalla velvollisuus vastata toimintaansa koskevaan tietopyyntöön. Vastauksen tulee sisältää pyydetyt tiedot kokonaisuudessaan tai vaihtoehtoisesti laillinen perustelu pyynnön epäämiseen kokonaan tai osittain. Lisäksi on toki mahdollista, että viranomaisen hallussa ei ole pyydettyjä tietoja eikä niitä täten voida luovuttaa.

Minkälaisiin aineistoihin tietopyyntöjä voi tehdä?

Periaatteessa kaikenlaiset tietosisällöt ovat julkisuusperiaatteen alaisia. Näihin luetaan tavallisten paperi- ja sähköisten asiakirjojen ohella esimerkiksi tietokantakyselyt, valvontakameroiden tallenteet, julkisten tahojen organisaatiokaaviot, poliitikkojen kalenteritiedot tietyin varauksin, menotilien tiedot, poliitikkojen ja lobbareiden välinen kirjeenvaihto sekä viranomaisen sisäinen viestintä tiettyyn menettelyyn liittyen.

Tietopyynnöllä ei voi pyytää sinuun itseesi liittyviä tietoja. Ota muulla tavalla yhteyttä viranomaiseen (esimerkiksi kirjautumalla heidän palveluunsa) päästäksesi omiin tietoihisi käsiksi tai tehdäksesi tiedonsaantipyynnön, joka on eri asia kuin tietopyyntö).

Tietopyynnön tekeminen

Tietopyyntöä valmistellessa kannattaa pohtia seuraavia kysymyksiä:

– Mikä konkreettinen poliittinen teema tai päätös kiinnostaa minua erityisesti?
– Onko olemassa asiakirjoja, jotka koskevat konkreettisesti tämän teeman poliittista tai oikeudellista valmistelua ja/tai siihen liittyvää poliittista vastuuta?
– Minkä viranomaisen hallussa nämä asiakirjat ovat? Viranomaiseksi lasketaan tässä yhteydessä myös yksityinen yritys tai säätiö, joka toimii julkisella toimeksiannolla tai rahoituksella.
– Ovatko nämä asiakirjat jo julkisesti nähtävillä?
– Kuinka voin yksilöidä nämä asiakirjat mahdollisimman tarkasti myös silloin, kun en osaa eritellä tiettyjä asiakirjoja tai ole varma onko niitä olemassa?
– Voinko rajata tietopyyntöä esimerkiksi ajallisesti, organisaatioyksikön mukaan tai asiakirjatyypin perusteella?

Kuinka tietopyyntö kannattaa muotoilla?

– Lyhyt ja selkeästi yksilöity tietopyyntö helpottaa viranomaisen työtä ja nopeuttaa vastauksen antamista.
– Tietopyyntöön tulisikin liittää vain olennaiset tiedot, jotta pyynnön vastaanottajalle käy nopeasti ilmi mitä tietoja haetaan.
– Pyyntöä ei tarvitse perustella mitenkään eikä esittää syitä tiedon tarpeellisuudelle.
– Tietopyynnön lähettäjältä edellytetään asiallista ja ystävällistä käytöstä pyynnöön vastaanottajaa kohtaan.

Milloin saan vastauksen tietopyyntööni?

Tietopyyntö on lähtökohtaisesti käsiteltävä viivytyksettä, mikäli pyydetty tieto on yksinkertainen ja helposti saatavilla. Vastausaikaa on kaksi viikkoa mikäli asia on monimutkaisempi, tai kuukausi jos se vaatii erityisiä toimenpiteitä tai tavallista suuremman työmäärän.

Huomaathan:

– Jos pyyntö koskee henkilötietoja – tarkistamme henkilöllisyytesi
– jos asiakirjassa on salassa pidettävää tietoa esim. liikesalaisuuksia tai henkilötietoja, emme voi luovuttaa tietoa. Tällöin saat kirjallisen päätöksen perusteluineen ja muutoksenhakuohjeet. Voit hakea muutosta kunnalta tai jos se ei tuota tulosta, voit hakea muutosta hallinto-oikeudelta.
– Osittain salassapidettävissä asiakirjoissa, salassapidettävät osat peitetään